Dokumentationspflichten in der Apotheke – was, wann, wie lange

Drei, fünf, zehn oder gar dreißig Jahre: Je nach Dokument gelten in der Apotheke unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Hier die wichtigsten im Überblick. Außerdem: Was passiert mitden Unterlagen, wenn die Apotheke schließt?

Arzneimittelsind besondere Güter und deshalb müssen viele Dokumente in der Apothekeaufbewahrt werden, teilweise über viele Jahre. Das gilt nicht nur für BtM-Belege oder Rezepteund Lieferscheine verschreibungspflichtiger Tierarzneimittel, sondern auch für Nachweise vonsteuerbefreitem Alkohol oder Verbleibsnachweise nach dem Transfusionsgesetz.Wann darf diese Dokumentation eigentlich vernichtet werden? Geregelt ist diesgrößtenteils in §22 der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO).

Vielesaber nicht alles: 5 Jahre aufheben

Der Grundsatz in der ApBetrO lautet, dass alleAufzeichnungen und Nachweise vollständig und mindestens bis ein Jahr nachAblauf des Verfalldatums, jedoch nicht weniger als fünf Jahre lang,aufzubewahren sind.

Der Einfachheit halber kann man sich hiermerken: das meiste ist fünf Jahre zu dokumentieren. So zum Beispiel fast alles,was mit Labor und Rezeptur zu tun hat, also Plausiprüfungen, Herstellungsanweisungen,Herstellungsprotokolle und Prüfprotokolle für Rezeptur und Defektur. DasEinfuhrbuch über Importe nach §73 (3) AMG, Protokolle über Stationsbegehungenvon Krankenhäusern und Altenheimen, Lieferscheine und Rezepteverschreibungspflichtiger Tierarzneimittel oder die AMK Meldungen sindebenfalls fünf Jahre aufzubewahren.

Wasgerne vergessen wird

Auch Lieferscheinemit der Chargenbezeichnung der jeweiligen Arzneimittel bei Lieferung von einerApotheke an andere Apotheken oder dem Bezug von anderen Apotheken nach §17ApBetrO (z.B. Einkaufsgemeinschaften, Haupt-und Filialapotheke, kollegialeHilfe) sind über fünf Jahre zu dokumentieren.

Nicht vergessen werden sollte auch, dassNachweise zu Sonderanfertigungen bei Medizinprodukten, also zum Beispiel bei Kompressionsstrümpfen,ebenfalls aufbewahrt und fünf Jahre dokumentiert werden müssen.  

DAP-Arbeitshilfe

Das DeutscheApothekenPortal stellt auf seiner Seite eine Arbeitshilfe „Dokumentation und Aufbewahrungsfristen“ zur Verfügung.

Quelle: Den ganzen Artikel lesen