Reichen digitale Belege oder muss man die Originale aufbewahren?

Eine nahezu papierlose Apotheke scheint in vielerlei Hinsicht eine charmante Idee. Mehr Übersicht und mehr Platz sind nur zwei der Argumente dafür. Doch offenbar kommt es immer wieder vor, dass bei der Betriebsprüfung die Finanzämter doch die ganze Zettelwirtschaft prüfen wollen. Zu Recht? Wir haben bei den Experten der Treuhand Hannover nachgefragt. 

BtM, Importe, Tierarzneimittel, Rechnungen und so einiges mehr. Die Zahl der Dinge, die in Apotheken dokumentiert werden müssen, ist immens. Da jeweils die Gesetzesgrundlage eine andere ist, sind auch die Anforderungen immer andere, zum Beispiel wie lange etwas aufbewahrt werden muss. Das reicht von drei Jahren für die BtM-Dokumentation bis hin zu 30 Jahren für alles, was unter das Transfusionsgesetz fällt – also regalmeterweise Unterlagen, die in vielen Fällen niemals jemand sehen will.

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Immerhin kann vieles, was in der Apotheke früher auf Papier vorhanden sein musste, heute auch ausschließlich digital abgelegt werden. So dürfen beispielsweise laut Apothekenbetriebsordnung die für den Apothekenbetrieb notwendigen „wissenschaftlichen und sonstigen Hilfsmittel“ auch in elektronischer Form vorhanden sein. Die elektronische Signatur erlaubt es, bei Herstellungs- und Prüfprotokollen auf Papier zu verzichten und bald sollen – so zumindest immer noch der Plan – Papierrezepte durch E-Rezepte ersetzt werden. Darüber hinaus digitalisieren immer mehr Apotheken ihre Buchhaltung vollständig – digitale Belege statt Zettelchaos.

Doch offenbar machen Kolleg:innen immer wieder die Erfahrung, dass bei der Betriebsprüfung dann doch auf die Originalbelege, auf Papier bestanden wird. Ist die Digitalisierung also bei den Finanzämtern noch nicht angekommen?

Treuhand Hannover: Rechtslage ist eindeutig

Laut Ralf Drezcko von der Treuhand Hannover ist die Rechtslage hier aber eindeutig. „Soweit ein revisionssicheres digitales Aufbewahrungssystem vorliegt (= Einhaltung der Vorschriften der GOBD)  und auch eine Verfahrensanweisung über ein ‚ersetzendes Scannen‘ vorhanden ist, perfekterweise noch verbunden mit einem entsprechenden internen Kontrollsystem (IKS), brauchen die Papierbelege nicht noch zusätzlich aufbewahrt werden und können vernichtet werden“, erklärt er gegenüber der DAZ. Dies sei auch explizit in den GOBD 9.3. Absätze 139 bis 141 so geregelt.

Doch wenn alles rechtlich sauber ist, woran liegt es dann, wenn es doch Ärger gibt? Drezcko zufolge gibt es durchaus unterschiedliche Auffassungen, welche Systeme die Anforderungen erfüllen. So werde beispielsweise DATEV Unternehmen Online (DUO), teils nicht als revisionssicheres Dokumentenmanagement-System angesehen. Zudem können im Einzelfall auch vom Anwender auch die Ordnungsvorschriften der GOBD nicht eingehalten worden sein, sodass der Prüfer auch auf die Papierbelege Zugriff haben wollte.

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